Գրառումների պահպանման սարքը կարևոր փաստաթղթեր և գրառումներ պահելու անվտանգ և հուսալի միջոց է: Այն հիանալի տարբերակ է ձեռնարկությունների, կազմակերպությունների և անհատների համար, ովքեր կարիք ունեն մեծ քանակությամբ փաստաթղթեր և գրառումներ պահելու անվտանգ և ապահով միջավայրում: Գրառումների պահպանման օբյեկտները տրամադրում են մի շարք ծառայություններ, այդ թվում՝ փաստաթղթերի սկանավորում, փաստաթղթերի որոնում և փաստաթղթերի ոչնչացում:
Գրառումների պահպանման սարքավորումները նախատեսված են փաստաթղթերը վնասից, գողությունից և այլ ռիսկերից պաշտպանելու համար: Նրանք սովորաբար վերահսկվում են կլիմայով և ունեն հրդեհաշիջման համակարգեր՝ փաստաթղթերը հրդեհից և ջրի վնասից պաշտպանելու համար: Գրառումների պահպանման օբյեկտները նաև անվտանգության միջոցներ ունեն՝ փաստաթղթերը չթույլատրված մուտքից պաշտպանելու համար:
Գրառումների պահպանման վայր ընտրելիս կարևոր է հաշվի առնել փաստաթղթերի չափն ու տեսակը, որոնք պետք է պահվեն: Տարբեր հաստատություններ առաջարկում են տարբեր ծառայություններ և պահեստավորման տարբերակներ, ուստի կարևոր է գտնել մեկը, որը համապատասխանում է ձեր հատուկ կարիքներին: Կարևոր է նաև հաշվի առնել հաստատության արժեքը և անվտանգության միջոցները, որոնք առկա են:
Գրառումների պահպանման սարքավորումները կարևոր փաստաթղթերն ու գրառումներն ապահով և հուսալի միջավայրում պահելու հիանալի միջոց են: Նրանք տրամադրում են մի շարք ծառայություններ և պահեստավորման տարբերակներ, և դրանք նախատեսված են փաստաթղթերը վնասից, գողությունից և այլ ռիսկերից պաշտպանելու համար: Գրառումների պահպանման վայր ընտրելիս կարևոր է հաշվի առնել փաստաթղթերի չափն ու տեսակը, որոնք պետք է պահվեն, հաստատության արժեքը և անվտանգության միջոցները, որոնք առկա են:
Օգուտները
Գրառումների պահպանման հարմարության առավելությունները.
1. Անվտանգություն. Գրառումների պահպանման օբյեկտները ապահովում են զգայուն փաստաթղթերի և գրառումների անվտանգ պահպանում: Դրանք հագեցված են ժամանակակից անվտանգության համակարգերով, ինչպիսիք են CCTV հսկողությունը, մուտքի վերահսկման համակարգերը և ազդանշանային համակարգերը, որպեսզի ապահովեն փաստաթղթերի անվտանգությունն ու անվտանգությունը:
2. Ծախսերի խնայողություն. Գրառումների պահպանման օբյեկտները կարող են օգնել բիզնեսին խնայել գումարը` նվազեցնելով լրացուցիչ գրասենյակային տարածքի և անձնակազմի կարիքը` գրառումները կառավարելու համար: Փաստաթղթերը տեղից դուրս պահելով՝ ձեռնարկությունները կարող են նվազեցնել իրենց ընդհանուր ծախսերը և ազատել արժեքավոր գրասենյակային տարածք:
3. Հարմարավետություն. Գրառումների պահպանման հարմարությունները ապահովում են փաստաթղթերի և գրառումների հարմար մուտք: Ընկերությունները կարող են հեշտությամբ մուտք գործել իրենց փաստաթղթերն ու գրառումները ցանկացած վայրից, ցանկացած ժամանակ:
4. Կազմակերպում. Գրառումների պահպանման օբյեկտներն օգնում են ձեռնարկություններին արդյունավետ կերպով կազմակերպել իրենց փաստաթղթերն ու գրառումները: Դրանք ապահովում են անվտանգ և կազմակերպված միջավայր փաստաթղթերի և գրառումների պահպանման համար, ինչը հեշտացնում է դրանց գտնելն ու մուտքը անհրաժեշտության դեպքում:
5. Համապատասխանություն. Գրառումների պահպանման օբյեկտներն օգնում են ձեռնարկություններին համապատասխանել իրավական և կարգավորող պահանջներին: Ապահով և կազմակերպված կերպով պահելով փաստաթղթերն ու գրառումները՝ ձեռնարկությունները կարող են ապահովել, որ դրանք համապատասխանում են գործող օրենքներին և կանոնակարգերին:
6. Աղետների վերականգնում. Գրառումների պահպանման օբյեկտները ձեռնարկություններին ապահովում են աղետի դեպքում փաստաթղթերն ու գրառումները պահելու անվտանգ և հուսալի միջոց: Փաստաթղթերն ու գրառումները տեղից դուրս պահելով՝ ձեռնարկությունները կարող են ապահովել, որ իրենց փաստաթղթերն ու գրառումները ապահով և ապահով լինեն աղետի դեպքում:
Խորհուրդներ Գրառումների պահպանման հաստատություն
1. Միշտ պահեք գրառումները անվտանգ, կլիմայով վերահսկվող միջավայրում: Սա կօգնի ապահովել, որ գրառումները չվնասվեն ծայրահեղ ջերմաստիճանից կամ խոնավությունից:
2. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի հրդեհաշիջման համակարգ՝ գրառումները հրդեհից վնասից պաշտպանելու համար:
3. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի հուսալի էլեկտրամատակարարում` կանխելու էլեկտրաէներգիայի անջատումները, որոնք կարող են վնասել գրառումները:
4. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի անվտանգ մուտքի համակարգ՝ կանխելու համար չարտոնված մուտքը գրառումներին:
5. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի պահուստային համակարգ՝ աղետի դեպքում գրառումները պաշտպանելու համար:
6. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ՝ գրանցումները հետևելու և վերահսկելու համար:
7. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ՝ անվտանգ պահելու և տնօրինելու այն գրառումները, որոնք այլևս անհրաժեշտ չեն:
8. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի թվային գրառումներն ապահով պահելու համակարգ։
9. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ, որն ապահով կերպով պահում և տեղափոխում է գրառումները վայրերի միջև:
10. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ՝ տարբեր ձևաչափերի միջև ձայնագրությունները անվտանգ պահելու և փոխանցելու համար:
11. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ՝ տարբեր համակարգերի միջև ձայնագրությունները անվտանգ պահելու և փոխանցելու համար:
12. Համոզվեք, որ հաստատությունում տեղադրված է տարբեր օգտատերերի միջև գրառումները անվտանգ պահելու և փոխանցելու համակարգ:
13. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ՝ անվտանգ կերպով պահելու և տարբեր երկրների միջև գրառումները փոխանցելու համար:
14. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ՝ տարբեր լեզուներով գրառումները անվտանգ պահելու և փոխանցելու համար:
15. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ՝ տարբեր ժամային գոտիների միջև անվտանգ պահելու և փոխանցելու համար:
16. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ, որն ապահով կերպով պահում և տեղափոխում է գրառումները տարբեր տեսակի լրատվամիջոցների միջև:
17. Համոզվեք, որ հաստատությունն ունի համակարգ, որն ապահով կերպով պահում և փոխանցում է տարբեր գրառումները
