Գրառումների կառավարումը փաստաթղթերի և գրառումների կազմակերպման և պահպանման պրակտիկա է դրանց կյանքի ցիկլի ընթացքում: Այն ցանկացած կազմակերպության գործունեության կարևոր մասն է, քանի որ այն օգնում է ապահովել, որ կարևոր փաստաթղթերը պատշաճ կերպով պահվեն և անհրաժեշտության դեպքում հեշտությամբ հասանելի լինեն: Գրառումների կառավարումը կարևոր է նաև իրավական և կարգավորող պահանջներին համապատասխանելու, ինչպես նաև կազմակերպության տվյալների ամբողջականությունը պահպանելու համար։
Գրառումների կառավարումը ներառում է գրառումների ստեղծում, պահպանում, առբերում և ոչնչացում։ Կարևոր է ունենալ համակարգ՝ ապահովելու, որ գրառումները պատշաճ կերպով կառավարվեն և բոլոր փաստաթղթերը ապահով պահվեն: Սա ներառում է անվտանգ պահեստավորման համակարգերի օգտագործումը, ինչպիսիք են պահարանները և թվային պահեստավորման համակարգերը: Կարևոր է նաև ունենալ համակարգ՝ անհրաժեշտության դեպքում գրառումները ստանալու համար:
Գրառումներ ստեղծելիս կարևոր է ապահովել, որ դրանք ճշգրիտ և ամբողջական են: Սա ներառում է երաշխավորել, որ բոլոր համապատասխան տեղեկությունները ներառված են արձանագրության մեջ, և որ դրանք պատշաճ կերպով պիտակավորված և կազմակերպված են: Կարևոր է նաև ապահովել, որ գրառումները պատշաճ կերպով պահպանվեն, և որ դրանք հեշտությամբ հասանելի լինեն, երբ անհրաժեշտ է:
Երբ խոսքը վերաբերում է գրառումների կառավարմանը, կարևոր է ունենալ համակարգ՝ ապահովելու, որ գրառումները պատշաճ կերպով պահպանվեն և դրանք պահպանվեն: ապահով. Սա ներառում է անվտանգ պահեստավորման համակարգերի օգտագործումը, ինչպիսիք են պահարանները և թվային պահեստավորման համակարգերը: Կարևոր է նաև ունենալ համակարգ՝ անհրաժեշտության դեպքում գրառումները ստանալու համար:
Գրառումների կառավարումը ցանկացած կազմակերպության գործունեության կարևոր մասն է: Այն օգնում է ապահովել, որ կարևոր փաստաթղթերը պատշաճ կերպով պահվեն և անհրաժեշտության դեպքում հեշտությամբ հասանելի լինեն: Այն նաև կարևոր է իրավական և կարգավորող պահանջներին համապատասխանելու, ինչպես նաև կազմակերպության տվյալների ամբողջականությունը պահպանելու համար: Գրառումների կառավարման համակարգ ունենալով՝ կազմակերպությունները կարող են ապահովել, որ իրենց գրառումները պատշաճ կերպով պահպանվեն և ապահով լինեն:
Օգուտները
Գրառումների կառավարման առավելությունները.
1. Բարելավված արդյունավետություն. Գրառումների կառավարումն օգնում է պարզեցնել գործընթացները և բարելավել արդյունավետությունը՝ ապահովելով գրառումների պահպանման, կառավարման և առբերման կազմակերպված համակարգ: Սա օգնում է նվազեցնել փաստաթղթերի որոնման համար ծախսվող ժամանակը և հնարավորություն է տալիս ավելի արդյունավետ օգտագործել ռեսուրսները:
2. Ծախսերի խնայողություն. Գրառումների կառավարումը կարող է օգնել նվազեցնել գրառումների պահպանման, որոնման և ոչնչացման հետ կապված ծախսերը: Կազմակերպված համակարգ ունենալով՝ կազմակերպությունները կարող են գումար խնայել պահեստավորման ծախսերի վրա և նվազեցնել փաստաթղթերի որոնման համար ծախսվող ժամանակը:
3. Բարելավված համապատասխանություն. Գրառումների կառավարումն օգնում է կազմակերպություններին համապատասխանել իրավական և կարգավորող պահանջներին՝ ապահովելով գրառումների պահպանման, կառավարման և առբերման կազմակերպված համակարգ: Սա օգնում է համոզվել, որ կազմակերպությունները կատարում են իրենց պարտավորությունները և խուսափում են հնարավոր տուգանքներից կամ տուգանքներից:
4. Բարելավված անվտանգություն. Գրառումների կառավարումն օգնում է բարելավել անվտանգությունը՝ տրամադրելով գրառումների պահպանման, կառավարման և առբերման կազմակերպված համակարգ: Սա օգնում է նվազեցնել գաղտնի տեղեկատվության չարտոնված մուտքի վտանգը և օգնում է ապահովել, որ գրառումները պահպանվեն անվտանգ:
5. Բարելավված մատչելիություն. Գրառումների կառավարումն օգնում է բարելավել մատչելիությունը՝ ապահովելով գրառումների պահպանման, կառավարման և առբերման կազմակերպված համակարգ: Սա օգնում է ապահովել, որ գրառումները հեշտությամբ հասանելի լինեն, երբ անհրաժեշտ է, և օգնում է նվազեցնել փաստաթղթերի որոնման համար ծախսվող ժամանակը:
6. Բարելավված որոշումների կայացում. Գրառումների կառավարումն օգնում է բարելավել որոշումների կայացումը՝ ապահովելով գրառումների պահպանման, կառավարման և առբերման կազմակերպված համակարգ: Սա օգնում է ապահովել, որ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը հասանելի է, և օգնում է նվազեցնել փաստաթղթերի որոնման համար ծախսվող ժամանակը:
Խորհուրդներ Գրառումների կառավարում
1. Սահմանել գրառումների կառավարման քաղաքականություն. սահմանել քաղաքականություն, որը նախանշում է գրառումների կառավարման նպատակը, կառավարվող գրառումների տեսակները և գրառումների ստեղծման, պահպանման և հեռացման ընթացակարգերը։
2. Մշակել գրառումների պահպանման ժամանակացույց. մշակել ժամանակացույց, որը ցույց է տալիս, թե որքան ժամանակ պետք է պահվեն գրառումները և երբ դրանք պետք է ոչնչացվեն:
3. Ներդրեք գրառումների կառավարման համակարգ. Ներդրեք այնպիսի համակարգ, որը թույլ է տալիս արդյունավետ պահել գրառումները, գտնել և ոչնչացնել:
4. Վերապատրաստեք անձնակազմին գրառումների կառավարման վերաբերյալ. վերապատրաստեք անձնակազմին գրառումների կառավարման կարևորության և գրառումների ստեղծման, պահպանման և հեռացման ընթացակարգերի մասին:
5. Վերահսկել գրառումների կառավարումը. վերահսկել գրառումների կառավարման համակարգը՝ համոզվելու, որ գրառումները ստեղծվում, պահպանվում և հեռացվում են քաղաքականության և ժամանակացույցի համաձայն։
6. Անվտանգ գրառումներ. Ապահովեք գրառումները՝ համոզվելու համար, որ դրանց մուտքը չարտոնված անձինք չեն:
7. Պահուստավորեք գրառումները. պահուստավորեք գրառումները՝ համոզվելու համար, որ դրանք չեն կորչում աղետի դեպքում:
8. Գրառումների տնօրինում․ տնօրինել գրառումները՝ համաձայն գրառումների պահպանման ժամանակացույցի։
9. Աուդիտորական գրառումների կառավարում. Աուդիտ կատարեք գրառումների կառավարման համակարգը՝ համոզվելու համար, որ այն ճիշտ է գործում, և որ գրառումները կառավարվում են քաղաքականության և ժամանակացույցի համաձայն:
10. Վերանայեք գրառումների կառավարումը. Պարբերաբար վերանայեք գրառումների կառավարման համակարգը՝ համոզվելու համար, որ այն դեռ բավարարում է կազմակերպության կարիքները:
